Beste Gouden-Kruisdragers,
Ik wil jullie hulp vragen bij onze zoektocht naar een nieuwe ledenadministrateur voor de Gouden-Kruisdragers. Ons huidige bestuurslid Lisette moet helaas haar taken neerleggen in de loop van deze zomer. Zij is zowel ledenadministrateur als bestuurslid.
Omdat we niet zonder ledenadministrateur kunnen, gaan we als eerste op zoek om deze vrijwilligersfunctie in te vullen met een nieuwe vrijwilliger. De functie van ledenadministrateur kan worden gecombineerd met een bestuursfunctie, maar dat is niet noodzakelijk.
Wat doet onze ledenadministrateur?
In het online platform E-Boekhouden houdt hij of zij alle gegevens van onze leden bij. Voor zover onze leden ook bij de KWbN aangesloten willen zijn, delen we die gegevens periodiek met de ledenadministratie van de KWbN. Verder verstuurt de ledenadministrateur de verjaardagskaarten: vanaf 1 januari 2027 gaan we dit digitaal en geautomatiseerd doen en vervalt dus het grootste deel van deze taak.
• Een groot deel van de werkzaamheden kan in de eigen tijd en op eigen tempo worden verricht: we blijven een vrijwilligersorganisatie en gaan nieuwe aanmeldingen, adreswijzigingen of afmeldingen op tijd, maar niet per se onmiddellijk verwerken.
• Er zijn twee relatief drukke periodes in het jaar. Na de Vierdaagse komen de meeste aanmeldingen van nieuwe leden binnen. Die aanmeldingen worden, afhankelijk van de vakantieplannen van de ledenadministrateur, in de loop van augustus verwerkt. Nieuwe leden krijgen dan ook de badge opgestuurd. Verder komen de meeste afmeldingen binnen in oktober en november, omdat we op tijd voor het volgende jaar afmeldingen moeten verwerken, vooral bij KWbN-leden. In die periode bereiden we ook de incasso’s voor de contributie van het volgende jaar voor.
• Er zijn twee belangrijke moment en dat zijn natuurlijk de data waarop we ons magazine GOUD! naar de drukker versturen in juni en november: op dat moment moet het ledenbestand bijgewerkt zijn.
• In principe werken we grotendeels per e-mail en soms nog per brief of aanmeldformulier: om onze vrijwilligers te ontzien, proberen we te voorkomen dat leden veelvuldig bellen naar bestuursleden. Uiteraard werkt in sommige gevallen een telefoontje met een lid of met de ledenadministratie van de KWbN het snelst.
De ledenadministrateur werkt nauw samen met onze penningmeester, Dauphine Noordanus, en soms met de secretaris, Michael Kors. Bovendien heeft de ledenadministrateur regelmatig contact met het Bondsbureau van de KWbN.
We zoeken iemand die enige kennis of affiniteit heeft met ICT, omdat onze administratie nu in het online platform E-Boekhouden staat en de meeste correspondentie online plaatsvindt.
Lisette is bereid om een nieuwe ledenadministrateur alle kneepjes van het vak bij te brengen in de periode van overdracht: ervaring met E-Boekhouden is vooraf niet noodzakelijk, maar is natuurlijk wel handig.
Als iemand interesse heeft voor deze vrijwilligersfunctie, dan maken we graag kennis met hem of haar. En als onze nieuwe ledenadministrateur ook toe wil treden tot ons bestuur, dan willen we hem of haar natuurlijk helemaal beter leren kennen.
Combinatie met een bestuursfunctie is dus niet noodzakelijk: een bestuursfunctie brengt ook wat aanvullende belasting met zich mee, omdat bestuursleden ook bij veel ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen en andere activiteiten aanwezig zijn. We lichten dit graag toe!
Als je zelf wat vrije tijd aan onze vereniging wil wijden, of je weet iemand die hier misschien interesse in heeft, dan kom ik graag in contact: bel of mail mij, of een van onze andere bestuursleden voor een vrijblijvende kennismaking.
Met vriendelijke groet,
Frans Leijtens
Voorzitter Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse